Quanto tempo leva para um contrato em papel ser assinado? O quanto você poderia acelerar este prazo com assinatura digital? Imagine que sua empresa esteja sediada em São Paulo, mas que atenda todo o Brasil. Um novo colaborador chega para integrar seu time, mas ele mora na região Norte. Enquanto você envia os documentos de contratação já se passaram dias até este primeiro documento ser recebido e assinado. Só depois, o novo colaborador teria acesso aos ativos para trabalhar, como smartphone e notebook corporativos. Lá se foi mais de uma semana de improdutividade.
A boa notícia é que a assinatura eletrônica já é realidade nas organizações, ajuda a desburocratizar processos, reduzir de custos e ganhar produtividade.
Desde agosto de 2021, a legislação brasileira reconhece como válida juridicamente a assinatura eletrônica. Esta modalidade é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001. Logo, contratos eletrônicos são tão seguros que substituem o reconhecimento de firma em cartório. Qualquer documento, contrato ou arquivo assinado digitalmente, que cumpra os requisitos de integridade, autoria e não repúdio, é aceito como válido no âmbito jurídico.
Veja neste blog post, o que é assinatura eletrônica e sua usabilidade nas empresas
Primeiro, qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Saiba que ambas têm validade jurídica e são duas de diversas formas de se autenticar um documento.
Assinatura eletrônica
Senha, token, chave de segurança, certificado digital, login e senha secretos e intransferíveis, ou biometrias são algumas das formas com as quais se pode autenticar uma assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica é uma forma de se comprovar de que a pessoa é quem diz ser e que foi ela mesma quem assinou.
Assinatura digital
É um modelo sofisticado de criptografia assimétrica (padrão x509 v3 – padrão que permite uma autenticação forte, associando o nome a uma chave pública), garantindo que validação cumpra requisitos iniciais, como a integridade da autoria e não repúdio. Se após a assinatura, ocorrerem alterações no documento original, a assinatura torna-se ilegítima. Como o documento é amparado por ferramentas tecnológicas que garantem a segurança da legitimidade da assinatura, o signatário não pode se abstrair da responsabilidade da assinatura.
Há diferentes tipos de Contratos Eletrônicos
- Contratações pessoais — Quando dois lados assinado um contrato de prestação de serviços, por exemplo, que envolveu uma negociação prévia, e com cláusulas definidas antes da estruturação do contrato.
- Contratações interativas — É quando você aceita os termos de uso de uma rede social, por exemplo.
- Contratações intersistemáticas — Caracteriza-se por serem realizadas de forma automatizada entre as duas partes do contrato, ou seja, ocorre de sistema para sistema. Há uma configuração prévia dos interesses das duas ou mais partes interessadas e não há necessidade da ação humana para autenticidade do contrato. Esta modalidade ocorre predominantemente entre pessoas jurídicas.
Como funciona a assinatura eletrônica na SAFIRA?
Em tempos de transformação digital, o SAFIRAapp, aplicativo instalado nos smartphones gerenciados pela SAFIRA e integrado ao SAFIRANXT, permite a assinatura eletrônica de termos de responsabilidade para uso de ativos corporativos e outros documentos definidos pela empresa. Poucos segundos após a assinatura, o documento é disponibilizado na nuvem com acesso do cliente diretamente no SAFIRANXT.
O SAFIRAapp permite que cada usuário tenha um registro único no sistema, o que possibilita a validação jurídica da assinatura digital do termo de consentimento de uso de qualquer ativo relacionado à operação de Telecom e TI que ele está assinando.
A integração do ambiente da SAFIRA foi desenvolvida para otimizar a geração, armazenamento e disparo dos termos de responsabilidade de cada colaborador para que aconteça de forma automática, possibilitando que o time de TI sua empresa foque na atividade chave do seu negócio.
Vantagens para a sua empresa
O propósito da assinatura eletrônica está muito relacionado com otimizar processos, porque toda a jornada de assinatura de documentos torna-se mais simples e ágil. Conheça mais algumas vantagens de adotar a prática em sua empresa:
- Praticidade – Com a assinatura eletrônica, o signatário pode assinar o documento quando e onde estiver, desde que tenha um dispositivo com acesso à internet. É o fim da dependência de Correios, motoboys e da necessidade de a pessoa estar em um local específico para coleta da assinatura, evitando atrasos, assim, o processo torna-se muito mais fluido. Não se perdem mais documentos.
- Redução de Custos – Redução de custos, tempo e desperdício de papel são outras vantagens da assinatura eletrônica. Os documentos são enviados por e-mail para assinatura, que é coletada em poucos minutos. Também há a redução de custos com reconhecimento de firmas, transporte, papel, toner e armazenamento de documentos físicos. Redução de custos, tempo e desperdício de papel são outras vantagens da assinatura eletrônica. Os documentos são enviados por e-mail para assinatura, que é coletada em poucos minutos. Também há a redução de custos com reconhecimento de firmas, transporte, papel, toner e armazenamento de documentos físicos.
- Sustentabilidade – Diminuição da produção de lixo e uso de matéria-prima natural. Com isso, propaga uma cultura mais sustentável entre os funcionários.