Ainda em 2021, há muitos líderes de negócios que desconhecem as vantagens de contar com a auditoria e contestação de faturas de telefonia. Nos últimos dois anos, em que a regra nas empresas se tornou: reduzir custos, realizar a auditoria de faturas de telefonia pode originar em uma margem financeira positiva muito importante.
No dia a dia da SAFIRA, identificamos que, cerca de 18% do valor total das faturas são montantes faturados de maneira indevida pelas operadoras de telefonia para as empresas. Ao longo dos últimos anos, a recuperação desses valores foi fundamental para que nossos clientes conseguissem proteger os funcionários de cortes de pessoal na empresa ou até reinvestir esse valor em novos projetos que geraram novas fontes de receita.
A seguir, veja como funciona um processo de auditoria e contestação retroativa de contas de telefonia móvel, fixa e link de dados, como parte do processo de Technology Expense Management (TEM) e como sua empresa pode evitar pagar valores acima do estabelecido com as operadoras.
O que é Technology Expense Management (TEM)?
O conceito de Technology Expense Management (TEM) envolve uma série de atividades para gestão eficiente dos recursos de TI e Telecom em uma empresa. Ferramentas automatizadas e processos de negócio padronizados ajudam o cliente a controlar seus custos nas faturas telefônicas e a visualizar melhor suas despesas, de maneira centralizada.
Entre os benefícios de aplicar o Technology Expense Management em sua empresa estão a identificação de erros de faturas, negociação de melhores tarifas com os fornecedores e o aumento de assertividade no rastreamento de custos de telecom e TI por departamento e por colaborador.
Por que a sua empresa precisa realizar a auditoria das faturas de telecom e TI?
Contar com uma empresa de auditoria parceira nesse processo é fundamental. Enquanto um parceiro realiza todas as partes burocráticas de auditoria e recuperação dos valores, a sua empresa foca na atividade fundamental do seu negócio.
E, se a sua empresa não estiver procurando por erros, não irá encontrar. Imagine o seguinte: uma empresa de grande porte e que mantenha dezenas ou centenas de linhas, com uma ou mais de uma operadora de telefonia e precisa gerenciar todas elas. São milhares de faturas e um parque de telecom e TI complexo, caso a empresa decida por fechar uma unidade de negócios e cancelar as linhas que estavam alocadas, a identificação de inconsistência de cobranças com movimentação de ativos e links pode não ser percebida. É um erro grave e evitável.
Processo de auditoria e contestação retroativa
Mapeamento das faturas do cliente e checks recorrentes com o banco de dados das operadoras
Por questões sistêmicas e fiscais, as contas de telefonia são divididas por critérios como Estado e perfil de linhas (voz/ voz e dados). Por este motivo, as empresas têm suas linhas corporativas divididas em diversas faturas. Nós mapeamos todas as faturas de uma empresa, com a data de vencimento de cada uma delas, quantidade e perfil de linhas alocadas. Esta ação evita fraudes de boletos, por exemplo, e permite que possamos mapear faturas novas criadas erroneamente pelas operadoras (como nos casos em que o pedido de uma nova linha gera uma nova fatura, em vez de a linha ser alocada em uma fatura já existente).
Baixa das Faturas com Robôs
Com as faturas mapeadas, iniciamos a baixa das faturas por meio de nossos robôs, que acessam o portal da operadora com login e senha de cada cliente cadastrados. As faturas são inseridas automaticamente em nossa plataforma SAFIRANXT. Os robôs são parametrizados para acessar determinada fatura na data em que esta deve estar disponível, garantindo que seja enviada ao cliente o mais rapidamente possível, a tempo de seguir os fluxos financeiros de pagamento. A robotização de processos aumenta a produtividade do time e elimina a possibilidade de erros humanos por tarefas repetitivas.
Análises
Com a conclusão do upload das faturas no SAFIRANXT, o analista responsável pelo atendimento da conta recebe uma notificação para que possa executar os comandos e parametrizações para se iniciar o processo de auditoria em nossa plataforma.
SAFIRANXT
O SAFIRANXT une o conceito de Technology Expense Management (TEM) com Gestão da Operação de Telecom, o que nos permite auditar as faturas em 3 níveis:
- Tarifas: utilizamos informações dos planos e contratos para comparar com as tarifas cobradas de cada serviço a cada linha.
- Perfil: com base nas configurações e necessidades de cada usuário, verificamos se os planos de dados estão ativos e corretos. Por exemplo, se a linha deveria ter um plano de 3GB, mas nela está um plano de 1GB – mesmo que esteja sendo cobrada a tarifa de 1GB – está errado, pois deveria ter um plano com mais dados.
- Validação por tempo de utilização: avalia se a cobrança dos serviços começou efetivamente quando eles foram contratados e se encerrou quando foram cancelados.