Na gestão de ativos de TI, é comum ocorrer confusões em relação as ferramentas de ITSM (Gestão de Serviços de TI) e aquelas projetadas especificamente para inventário (ITAM). Mas é importante destacar que há diferenças entre elas. Enquanto as soluções de ITSM são voltadas para o gerenciamento de incidentes e atendimento ao cliente interno, as ferramentas de gestão de inventário (ITAM) oferecem uma visão detalhada e centralizada dos ativos, permitindo um controle mais preciso.

Muitas empresas iniciam a sua gestão de ativos de TI em ferramentas de gestão de serviços. Esse não é melhor caminho, mas é início. À medida que as empresas precisam alcançar um novo nível de governança, elas procuram a SAFIRA para apoiar a organizar processos e desenvolver maturidade.

Leia agora as diferenças entre ferramentas e processos de ITAM e ITSM e conheça alguns cases de sucesso da prestação de serviços grandes empresas. Confira!

Ferramentas de ITSM

As ferramentas de ITSM são essenciais para gerenciar incidentes, transações e atender às necessidades dos serviços de TI. Elas ajudam a controlar a qualidade do atendimento ao cliente, garantindo a eficiência no cumprimento dos SLAs (Acordos de Nível de Serviço). No entanto, embora possam armazenar dados de inventário, essa funcionalidade não é o foco principal das ferramentas de ITSM.

Quando falamos de ITSM, entramos na questão de como gerenciar incidentes e transações, além de atender de fato o cliente interno que precisa de algum serviço relacionado ao TI, seja para serviços de telefonia ou de suporte a computadores e outros ativos geridos pelo departamento de TI. Ferramentas de ITSM possuem a opção de armazenar dados de inventário, mas a intenção desse armazenamento não é gerar uma gestão ou governança dos ativos dentro dessa plataforma.

Ferramentas de Gestão de Inventário

Por outro lado, as ferramentas de gestão de inventário são projetadas para oferecer uma visão centralizada dos ativos, gerenciando detalhadamente a localização, o responsável e os custos associados a cada item. Essas ferramentas proporcionam uma governança robusta, facilitando a tomada de decisões e a otimização dos recursos.

A ideia de empresas que decidiram fazer uma transição da gestão do seu inventário das ferramentas de ITSM para ferramentas de gestão de inventário é obter um controle mais eficaz. A ferramenta nxt4insight, por exemplo, permite gerenciar ativos amarrados à estrutura organizacional, incluindo informações detalhadas como número de série, número de telefone, centro de custo, CNPJ de filiais ou outras empresas do grupo.

A Importância da Governança e Integração de Ferramentas na Gestão de Ativos

Quando um colaborador insere informações em um sistema, seja por meio da integração ou diretamente na ferramenta, isso vai muito além de uma simples atualização de dados. Estamos adentrando no âmbito da governança, onde as regras e procedimentos garantem a qualidade e precisão das informações que fluem dentro da organização. Garantir que as informações fornecidas durante o atendimento estejam corretas e alinhadas com a realidade do cliente é crucial. As ferramentas de gestão de inventário desempenham um papel fundamental nesse contexto, ao centralizar e gerenciar os ativos vinculados à estrutura organizacional.

Essas ferramentas não apenas catalogam os ativos, mas também os associam a diferentes áreas e responsabilidades dentro da empresa. Isso permite uma visão segmentada do inventário, possibilitando decisões mais precisas e rápidas, como a troca de dispositivos ou a identificação de problemas recorrentes em determinados ativos.

Além disso, a integração dessas ferramentas com sistemas de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) oferece uma camada adicional de controle e segurança. Através de gatilhos e notificações, os colaboradores são guiados a seguir os protocolos estabelecidos, como assinar termos de responsabilidade, garantindo a conformidade do inventário em tempo real.

Um dos aspectos mais impactantes é a capacidade dessas ferramentas de armazenar o histórico completo de cada ativo. Isso não só facilita a identificação de problemas recorrentes, mas também ajuda a entender o contexto em que um determinado dispositivo foi utilizado ao longo do tempo. Por exemplo, ao analisar o histórico de um dispositivo, é possível perceber se ele passou por várias mãos dentro da empresa, o que pode explicar possíveis falhas ou danos.

O controle dos termos de responsabilidade também é simplificado, substituindo processos manuais por uma abordagem mais tecnológica e rastreável. Agora, é possível localizar rapidamente os termos de responsabilidade associados a cada ativo, agilizando processos e aumentando a transparência.

Caso 1: Foodtech

Uma empresa de foodtech gerenciava seu inventário por meio de ferramentas de ITSM e planilhas de excel – isso cria gaps significativos em precisão e atualização de dados, escalabilidade, relatórios, segurança e integração e, ainda, resulta em maior risco de erros, visibilidade limitada e maior custo de gerenciamento, comprometendo a capacidade de tomar decisões informadas. Quando era necessário gerar um relatório ou trazer dados para a distribuição de custos, surgiam complicações, como inconsistência nos dados provenientes de diferentes fontes, a dificuldade de identificar e consolidar informações atualizadas e a necessidade de processos manuais demorados para reconciliar discrepâncias.

A implementação do nxt4insight permitiu centralizar o controle de seus ativos de TI e outros equipamentos não conectados. Essa mudança trouxe uma visão clara da distribuição dos custos e facilitou a tomada de decisões, como a identificação de áreas para redução de custos e previsibilidade das necessidades de ativos com necessidade de manutenção.

Caso 2: Empresa de Varejo com Problemas de Governança

Em uma empresa varejista de grande porte no mercado brasileiro, a decisão de implantação de uma ferramenta direcionada a gestão de ativos aconteceu por conta pela insatisfação das equipes internas sobre rateios de custos aplicados por TI a áreas diversas, causada pela imprecisão de inventário e alocação de colaboradores no organograma corretamente.

Esta organização enfrentava gerenciada seus ativos conectados por meio de diferentes plataformas (ITSM, Excel, CMDB) e processos não estruturados de movimentação entre as áreas, resultando em inconsistências crônicas e a falta de ferramentas adequadas para que o cenário fosse saneado.

A transição para uma ferramenta específica de gestão de inventário revelou 3 mil smartphones e linhas móveis não mapeados e sem uso. A soma desses custos ao longo do ano era alarmante, especialmente considerando que muitos desses dispositivos não estavam sendo utilizados de forma eficiente. A centralização dos dados resultou em uma significativa redução de custos, maior controle da operação e gerenciamento transparente de tais recursos.

Um ponto interessante deste case era o fato de que os gestores das áreas acreditavam, até a implantação, que “tudo funcionava muito bem”. Foi necessário mapeamento detalhado de processos, alinhamento consistente entre as áreas e um plano de comunicação e implantação que envolveu toda a companhia, para que se tivesse o diagnóstico da situação.

A Integração e a Governança dos Ativos

Volume de dados e complexidade de processos são desafios comuns para empresas de grande porte. Para garantir uma governança que envolva não apenas o controle detalhado dos ativos, mas também a integração com ferramentas que automatizam processos e mantêm a precisão dos dados. A integração com MDM (Mobile Device Management), por exemplo, garante a conformidade e a atualização contínua dos termos de responsabilidade digital da plataforma utilizada pela SAFIRA para ITAM dos clientes.

O termo de responsabilidade digital é um documento que estabelece os deveres dos usuários em relação ao uso dos ativos corporativos entregues e alocados pela empresa para o colaborador. Quando recebem os dispositivos, os usuários são solicitados para ler, revisar e, se estiverem de acordo, aceitar o termo de responsabilidade digital disponibilizado no nxt4mobile (aplicativo que fica nos smartphones e corrobora com o processo de gestão de ativos), por exemplo.

Além disso, compreender a necessidade específica de cada organização é crucial. A governança eficaz e a utilização de protocolos modernos podem permitir uma automação que melhora ainda mais a gestão dos ativos.

A transição para ferramentas de gestão de inventário oferece uma visão clara e centralizada dos ativos, melhorando a governança e a eficiência operacional. Isso não só otimiza os recursos, mas também reduz custos e minimiza riscos. A implementação de uma solução adequada, alinhada às necessidades da empresa, é um passo essencial para uma gestão de ativos bem-sucedida. A adoção de ferramentas de gestão de inventário específicas pode trazer inúmeros benefícios para empresas de diversos setores, proporcionando uma governança sólida e eficiente. Se você tiver alguma dúvida sobre como essa transição pode ser feita na sua empresa ou sobre as ferramentas mencionadas, entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar a transformar a gestão de ativos na sua organização.